Аутлук почта как пользоваться

Для многих пользователей Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Однако этим его возможности не ограничиваются. И сегодня мы поговорим о том, как пользоваться аутлуком и какие еще есть возможности в этом приложении от компании Майкрософт.

Конечно, прежде всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.

Для полноценной работы программы необходимо создать учетную запись для почты, после чего, можно приступать к работе с корреспонденцией.

Главное окно программы разделено на несколько областей — ленточное меню, область списка учетных записей, список писем и область самого письма.

Таким образом, чтобы просмотреть сообщение достаточно его выделить в списке.

Если же кликнуть по заголовку письма два раза левой кнопкой мышки, то откроется окно с сообщением.

Отсюда доступны различные действия, которые связанны с самим сообщением.

Из окна письма можно как удалить его, так и поместить в архив. Также, отсюда можно написать ответ или просто переслать сообщение другому адресату.

С помощью меню «Файл» можно при необходимости сохранить сообщение в отдельный файл или отправить его на печать.

Все действия, которые доступны из окна сообщения, можно выполнять и из главного окна Outlook. Более того, их можно применять к группе писем. Для этого достаточно выделить нужные письма и кликнуть по кнопке с нужным действием (например, удалить или переслать).

Еще один удобный инструмент для работы со списком писем — это быстрый поиск.

Если у вас собралось очень много сообщений и нужно быстро найти нужное, то на помощь придет быстрый поиск, который расположен как раз над списком.

Если в поисковую строку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook тут же отобразит все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.

А если в поисковой строке ввести «кому:» или «откого:» и далее указать адрес, то Outlook отобразит все письма, которые были отправлены или получены (в зависимости от ключевого слова).

Для того, чтобы создать новое сообщение, необходимо на вкладке «Главная» кликнуть по кнопке «Создать сообщение». При этом, откроется окно нового сообщения, где можно не только ввести нужный текст, но и отформатировать его по своему усмотрению.

Все инструменты для форматирования текста можно найти на вкладке «Сообщение», а для вставки различных объектов, таких как рисунки, таблицы или фигуры, можно воспользоваться набором инструментов вкладки «Вставка».

Для того, чтобы отправить файл вместе с сообщением можно воспользоваться командой «Вложить файл», которая находится на вкладке «Вставка».

Для указания адресов получателя (или получателей) можно воспользоваться встроенной адресной книгой, в которую можно войти, нажав на кнопку «Кому». Если же адрес отсутствует, то его можно ввести вручную в соответствующем поле.

Как только сообщение будет готово, его необходимо отправить, нажав на кнопку «Отправить».

Помимо работы с почтой, Outlook также можно использовать и для планирования своих дел и встреч. Для этого здесь имеется встроенный календарь.

Для перехода к календарю, необходимо воспользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель располагается в нижней левой части главного окна программы).

Из основных элементов, здесь можно создавать различные события и встречи.

Для этого можно либо кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке в календаре или же, выделив нужную ячейку, выбрать нужный элемент на панели «Главная».

Если вы создаете событие или встречу, то здесь есть возможность указать дату и время начала, а также дату и время окончания, тему собрания или события и место проведения. Также, здесь можно написать какое-либо сопроводительное сообщение, например, приглашение.

Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого достаточно кликнуть по кнопке «Пригласить участников» и выбрать необходимых, кликнув по кнопке «Кому».

Таким образом, вы можете не только планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать других участников при необходимости.

Итак, мы с вами рассмотрели основные приемы работы с приложением MS Outlook. Конечно же, это не все возможности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Однако, даже с этим минимум вы сможете вполне комфортно работать с программой.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Outlook — это программа для работы с вашей почтой, представляет огромное количество функций для работы с ней. Также в ней можно работать со всеми имеющимися ящиками.

Так как данная программа является одной из стандартных на компьютере с системой Windows, многие запускают ее и используют исключительно как программу для отправки и прочтения писем.

Читайте также:  В чем измеряется сила удара в физике

Важно! Если в вашей системе не было данной программы, необходимо установить Microsoft Office. Однако на деле Outlook на Windows представляет собой нечто большее. Это отличный инструмент для работы с почтовыми ящиками.

Создание учетной записи

Как пользоваться Outlook? Сначала создайте учетную запись. Инструкция по созданию:

  1. Открыть программу Outlook и перейти на вкладку «Сервис».
  2. Выбрать «Учетные записи».
  3. В открывшемся окошке выбрать «Создать учетную запись».
  4. Далее появится форма для заполнения данных об учетной записи (имя, фамилия, дата рождения, электронный адрес и прочая необходимая для ведения учетной записи информация).
  5. После заполнения формы нажать «Далее», где будет предложено ввести никнейм и пароль. Нажать «Далее».
  6. После завершения ввода всех необходимых данных, нужно нажать на «Дополнительные параметры».
  7. Выбрать «Сервис исходящей почты».
  8. Здесь необходимо поставить галочки на уровне двух записей: «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и «Аналогично серверу для входящей почты».
  9. Перейти на вкладку «Дополнительно» того же окошка.
  10. Здесь необходимо ввести номера портов, которые вам предоставляли ваши провайдеры.
  11. Поставить галочку на «Оставлять копии сообщений на сервере» и нажать и ОК.

Учетная запись в Outlook готова, теперь можете с нее писать своим друзьям и коллегам. Вы можете использовать несколько учетных записей одновременно. Просто выйдите из текущей и зайдите в новую. Готово. Теперь вас видят ваши друзья и могут вам писать и приглашать вас на свои запланированные встречи.

Учетную запись можно так же удалить из Outlook.

Удаление

Инструкция по удалению учетной записи:

  1. Открыть программу Outlook.
  2. Пройти в раздел «Сервис» и выбрать «Настройки» (будут показаны все подключенные к данному Outlook почты).
  3. Нажать на учетную запись, которую необходимо удалить.
  4. В верхнем правом углу над рабочей областью списка учетных записей находится кнопка удалить в виде красного крестика. Нажать ее.
  5. Готово. Учетная запись удалена.

Удалить учетную запись можно, просто выбрав нужную и нажав на кнопку Delete.

Настройка программы

Как пользоваться Outlook? Как и любая другая программа, первый запуск начинается с индивидуальной настройки.

Инструкция по настройке Outlook:

  1. Необходимо настроить учетные записи почтовых ящиков в Outlook (перейти на вкладку «Файл», в раздел «Настройки учетных записей»).
  2. При необходимости автоматизировать поток входящих/исходящих сообщений (перейти на вкладку «Файл», в раздел «Управление правилами и оповещениями»).
  3. Настроить личную подпись для каждого отправленного письма (оформить автоматическую подпись каждого отправленного вами письма).

Все настройки можно осуществить в разделе «Параметры».

Как пользоваться?

Многим интересно, как пользоваться Outlook? Окно программы разделено на несколько частей: рабочая область, функциональная лента, список сообщений (входящие/исходящие).

Чтобы посмотреть исходящее или (входящее) в Outlook сообщение необходимо просто нажать на него.

Что можно сделать с сообщениями в Outlook:

  • удалить;
  • отправить в архив;
  • ответить на него или продолжить диалог с собеседником;
  • переслать другому собеседнику;
  • сохранить в отдельный документ (можно сохранить всю переписку);
  • распечатать (можно распечатать всю переписку);
  • выделять сообщения из разных переписок.

Функции почтового клиента Outlook:

  • поиск нужного сообщения из истории диалогов;
  • автоматическое дополнение предполагаемого ввода заголовка сообщений;
  • отправка и прием сообщений.

Отправка сообщения

Как пользоваться Outlook и как отправлять сообщения? Для того чтобы создать и отправить сообщение необходимо проделать следующие шаги:

  1. Открыть программу Outlook.
  2. Перейти в раздел «Файл».
  3. Выбрать «Создать сообщение» или «Создать беседу», если необходимо отправить сообщение больше чем одному человеку.
  4. Ввести или выбрать адресата.
  5. Напечатать необходимое сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стилистику текста) сообщение, а так же добавлять в него различные мультимедийные файлы (в окне ввода сообщения выбрать «Вставить»).
  6. После того как сообщение было напечатано и отредактировано, нажать на «Отправить».

Планировщик

Данную программу можно использовать как планировщик. В ней присутствует специальный календарь в котором можно отмечать свои встречи или дела на тот или иной день. Как только наступит этот день, Outlook выдаст соответствующее сообщение (уведомление), что на этот день у вас что-то назначено.

Как открыть календарь и занести туда встречу в Outlook? Календарь для занесения встречи или дела находится на главной вкладке программы, в левом верхнем углу. Необходимо нажать на «Создать встречу», кнопка которой выглядит как изображение пустого календаря. После этого необходимо ввести название дела или встречи и ее время дня или ночи.

Теперь нужно выбрать дату, пролистывая календарь и нажимая на нужный день. Программа Outlook предусматривает возможность приглашать участников встречи при ее создании.

Для этого необходимо выбрать вкладку отправить приглашение предполагаемым участникам (друзьям, коллегам или сотрудникам компании) о том, что в этот день пройдет встреча. Отметить у себя в календаре и разослать данную запись всем указанным людям.

Читайте также:  В кабине аэростата установлены маятниковые часы

В итоге Outlook становится не просто почтовым ящиком, но и удобным средством для планирования дел, встреч и уведомления о них нужных вам людей.

Что такое автоответ?

В почтовом сервисе Outlook можно настроить функцию автоответа. Это весьма полезная функция для тех людей, кто не так уж часто пользуется данной программой. Чтобы включить автоответ в Outlook, необходимо активировать функцию «Заместитель».

Как активировать функцию «Заместитель»

Порядок действий активации «Заместителя» отличается в зависимости от версии почтового сервиса.

Для версий Outlook 2010—2016:

  1. Открыть автоматический режим подготовки макета (открывается при создании сообщения в основном разделе).
  2. Напечатать текст сообщения-автоответчика.
  3. Выбрать во вкладке «Файл» функцию «Сохранить как».
  4. Ввести любое названия сохраняемого файла и указать расширение типа .oft.
  5. Сохранить данный документ на компьютере.
  6. Вернуться в раздел «Файл» и выбрать «Управление оповещениями и правилами».
  7. В появившемся окне выбрать «Новое правило».
  8. В открывшемся разделе «Начать с пустого правила» выбрать «Применения правила к полученным мной сообщениям». Нажать «Далее».
  9. Появится «Первый шаг». Необходимо выбрать «Ответить, используя выбранный шаблон».
  10. На втором шаге выбрать «Указанный шаблон».
  11. Нажать на кнопку «Обзор» и найти в файловой система компьютера созданный до этого шаблон с форматом .oft.
  12. На завершающей стадии выбрать название для шаблона и поставить отметку «Включить правило». Нажать «Готово».

Данная инструкция по созданию автоответа пригодна только для версий Outlook с наличием аккаунта Exchange.

Автоответ в программе Outlook (2010—2016)

Инструкция по созданию автоответа в Outlook (2010—2016) без аккаунта Exchange:

  1. Открыть программу Outlook (2010—2016).
  2. Перейти на вкладку «Файл».
  3. Открыть раздел «Сведения».
  4. Найти кнопку «Автоответы» и нажать на нее.
  5. Поставить галочку на параметре автоответчика «Отправлять автоматический ответ, когда нет в сети».
  6. При желании выбрать время работы автоответчика.
  7. Выбрать круг общения, на который будет распространяться автоответ (внутри организации, друзья и т.п.). Можно выбрать несколько кругов общения одновременно.

После всего проделанного у вас будет установлен автоответчик на вашем почтовом ящике программы Outlook. Остается только написать текст для автоответчика.

Ошибки в Outlook

Данная программа может иногда выводить различного рода ошибки. У каждой из них есть свой системный номер.

Примеры ошибок и их расшифровка:

  1. Ошибка 0x800CCC00 LOAD SICILY FAILED. Данная ошибка обозначает, что вы не можете авторизоваться. Проблема решается перезапуском программы или полной ее переустановкой.
  2. Ошибка 0x800CCC01 INALID CERTIFICATE CONTENT. Означает отсутствие сертификата авторизации учетной записи. Для исправления необходимо получить данный сертификат.
  3. Ошибка 0x800CCC0B SERER OR MAILDROP IS BUSY. Этот номер ошибки говорит о том, что вы слишком часто обращались к серверу. Необходимо подождать порядка 5 минут для следующего обращения к серверу.
  4. Ошибка 0x800CCC0C NOT INIT. Применяемый сервер не был найден. Проверить наличие сервера или его исправность.
  5. Ошибка 0x800CCC0F CONNECTION DROPPED. Данная ошибка говорит о проблемах с соединением интернета. Необходимо проверить соединение.
  6. Ошибка 0x800CCC10 INALID ADDRESS. Этот код ошибки выводится программой при неправильном указании электронной почты. Необходимо проверить правильность введенных данных.

С развитием компьютерной техники чрезвычайно стремительно программистами разрабатываются и предлагаются разнообразные приложения, утилиты, о которых многие пользователи могут даже не догадываться.

Даже такое приложение, как Microsoft Outlook для многих остаётся малознакомым, несмотря на то, что оно являлось ранее неотъемлемой частью Microsoft Offise, а в настоящее время разработчики сделали его составной частью Windows 7.

До поры до времени многие даже не испытывают желания познать Outlook, считая его обыкновенным почтовым приложением. На самом деле оно способно выполнять дополнительные важные функции, облегчающие решение множественных задач. Но для этого важно знать Outlook, понимать, как пользоваться им.

Основные функции Outlook

В связи с тем, что Outlook является почтовым приложением, то его основной функцией, безусловно, является получение и отправка корреспонденции. Подключить к приложению можно почтовые ящики, созданные на других почтовых серверах.

После подключения и внесения важных изменений в настройки почтового приложения можно приступать к его практическому использованию. Если это приложение совершенно незнакомо, рекомендуется ознакомиться с инструкцией, как пользоваться Аутлуком.

Основные правила получения и отправки корреспонденции

Запустите на компьютере приложение Outlook. Как отправить письмо, его прочитать и ответить партнёру станет понятно после прочтения инструкции.

Прежде всего, обратите внимание на интерфейс приложения. Окно разделено на несколько областей, каждая отвечает за выполнение определённых задач.

Вверху располагается горизонтальное ленточное меню, в котором внедрены функции, позволяющие редактировать сообщения, отправлять и принимать их.

С левой стороны можно обнаружить блок, указывающий на прикреплённые учётные записи. Также с левой стороны располагается список всех писем, включая входящую и исходящую корреспонденцию.

В центре находится самая большая область, где непосредственно открывается или формируется письмо.

Читайте также:  Для чего нужен fm модулятор

Чтобы прочитать входящее сообщение, вы наведите на него курсор мышки и кликните по нему дважды. Теперь вы можете выполнять с ним те задачи, которые были вами определены. Письмо можно с лёгкостью переместить в корзину, если вы сориентировались в его абсолютной ненадобности или вы подозреваете, что это письмо может нанести вред вашему ПК.

Письмо можно переместить в архив, если вы уверены, что оно представляет ценность и может ещё не один раз вам пригодится.

Если такое письмо ждут остальные ваши партнёры или знакомые, вы его можете переслать им в первозданном виде. Для этого достаточно нажать на кнопку «Переслать» и в строке «Кому» указать адреса получателей.

Заполните поля получателей пересылаемого письма

Также в горизонтальном меню находится кнопка «Ответить», воспользовавшись которой, ваш ответ сразу направится тому, с кем вы ведёте письменный диалог.

Если в письменном диалоге участвуют несколько пользователей, и для всех них вы желаете отправить одинаковый ответ, разработчики облегчили выполнение этой задачи, внедрив кнопку «Ответить всем». Сформированный ответ рассылается одновременно по всем автоматически вставленным адресам.

При ведении деловой переписки часто возникает необходимость распечатывать полученную документацию. Эта функция также внедрена в Outlook, достаточно зайти в меню «Файл», найти параметр «Печать», а дальше действовать по аналогии с другими офисными приложениями, когда требуется распечатать документ.

Нажмите Файл — Печать для отправки сообщения на принтер

Достаточно часто на почтовые адреса приходят спам-рассылки, которые только засоряют ящик, но не представляют никакой ценности для пользователя. Мало этого, они могут содержать вредоносное ПО, поэтому рекомендуется их удалять, не открывая. Чтобы удалить сразу несколько писем, сначала выделите все ненужные, а потом нажмите на кнопку «Удалить» в меню «Главная».

Разработчики приложения внедрили ещё одну успешную функцию, позволяющую осуществлять поиск важных писем. Для этого вызовите функцию «Быстрый поиск», находящуюся в горизонтальном меню.

В поисковой строке введите правило для поиска. Это может быть либо отрывок текстовой информации, которую вы желаете найти, либо введите электронный адрес того, чьи письма вы желаете разыскать.

Если у вас возникла необходимость создать новое сообщение, в горизонтальном меню перейдите на подпункт «Главная», а там найдите кнопку «Создать сообщение». После этого откроется чистое поле для письма. Вы можете написать, что желаете, а также прикрепить к нему изображение, видеоматериалы, документы и прочее.

Само текстовое сообщение можно при желании отформатировать, применив различный шрифт, цвет, размер. Можно при необходимости вставить гиперссылки.

В Outlook 2010 встроена, как и в предыдущих версиях почтового приложения, адресная книга, поэтому исключается необходимость каждый раз набирать адрес того, кому мы желаем отправить сообщение или напоминание.

Дополнительные возможности Outlook

Outlook 2010 отличается от простого почтового приложения тем, что служит не только для получения и отправки корреспонденции, но и позволяет проводить планирование важных мероприятий, чтобы исключить накладки, а также избежать других нежелательных недоразумений.

Как осуществляется планирование

Многие, узнав о том, что Outlook способен успешно выполнять функции органайзера, желают получить информацию, как создать правило в Outlook 2010, как запланировать мероприятия, как установить напоминание, чтобы исключить в дальнейшем невыполнение задач из-за высокой загрузки и банальной забывчивости.

В левой нижней части в меню имеется пиктограмма «Календарь», кликнув по ней, вы откроете календарь и сможете осуществлять в нём планирование.

Существует два варианта планирования на конкретный день. Можно выбрать в календаре конкретный день, кликнуть по нему и ввести напоминание, указав, какое мероприятие планируется в эту дату.

Если же мероприятие предстоит через несколько месяцев, можно зайти в меню «Главная», там найти пункт «Создать встречу», кликнуть по нему и в открывшемся новом диалоговом окне ввести все данные, в том числе и название, и дату совещания, встречи или мероприятия.

Аутлук позволяет запланировать и пригласить других участников на встречу

Если предстоит совещание, в котором обязательно должны принять участие и другие коллеги, можно воспользоваться функцией «Пригласить участников».

Легко разобраться, как создать напоминание в Outlook. Достаточно ввести временной промежуток, когда приложение должно просигнализировать и напомнить вам о предстоящей встрече или важном отчёте.

Outlook позволяет легко создавать правило, которое формируется самим пользователем и распространяется на поисковые запросы, на рассылку, а также получение корреспонденции.

Итак, такое почтовое приложение облегчает работу благодаря наличию многих полезных функций, которых в ней существует гораздо больше, нежели перечисленные выше. Познавая приложение, пользователь сможет для себя открывать многие удивительные возможности, научиться осуществлять планирование, подставляя конкретное правило. И уж точно впоследствии вряд ли удастся отказаться от такого приложения, выступающего в качестве лучшего помощника.