Инструмент слияние в ворде

После связывания источника данных с документом можно добавить поля слияния, чтобы персонализировать документ сведениями из источника данных. Поля слияния берутся из заголовков столбцов в источнике данных.

В следующем примере показано, как коллекции полей слияния «Блок адреса» и «Строка приветствия» могут извлекать данные из таблицы Excel в документ на бланке.

Поля «Блок адреса» и «Строка приветствия» являются коллекциями полей слияния.

Примечание: Если команды полей слияния отображаются затененными, нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки, который вы используете. Если список еще не готов, выберите пункт Ввести новый список, чтобы создать список в Word.

Добавление блока адреса

Щелкните или нажмите страницу документа, где нужно добавить блок адреса.

На вкладке Рассылки нажмите кнопку Блок адреса.

В Word откроются параметры для выбора степени формальности имени в адресе.

Добавление строки приветствия

Щелкните или нажмите страницу документа там, куда хотите добавить приветствие.

Нажмите кнопку Строка приветствия.

Выберите нужный стиль имени и задайте другие параметры.

Добавление отдельных полей слияния

Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.

Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.

Если названия поля нет в списке, нажмите кнопку Вставить поле слияния.

Чтобы просмотреть список полей в источнике данных, выберите пункт Поля базы данных.

Выберите команду Вставить.

Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Использование правил для дополнительной персонализации

Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.

Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.

Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.

Добавление отдельных полей слияния

Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.

Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.

Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Использование правил для дополнительной персонализации

Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.

Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.

Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

Читайте также:  Windows 10: Как исправить «При возврате компьютера в исходное состояние произошла ошибка»

Предварительный просмотр и завершение слияния Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Настройка основного документа

Запустите приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно, например, создать следующие типы документов.

Комплект конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

Комплект наклеек с адресами На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

Каталог или папка Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Выбор файла данных

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

Выполните следующие действия.

Откройте документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение отдельных записей Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

Сортировка записей Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).

Фильтрация записей Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.

В данном материале (презентация и текстовый документ) представлена методическая разработка подготовки документов с использованием инструмента Слияния. Прохождение темы возможно при изучение раздела " Информационные технологии ", предмета «Информатика и ИКТ», в 10 классе. Операция Слияние позволяет автоматически создавать множество копий шаблона документа с различными реквизитами и таким образом подготавливать документы стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п).

Скачать:

Вложение Размер
Презентация по теме «Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2007» 908.93 КБ
Методические указания для подготовки документов с использованием инструмента Слияния 788.08 КБ

Предварительный просмотр:

Подписи к слайдам:

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word Лучкова О.К., учитель информатики и ИКТ МОУ «СОШ №55» г. Саратов

Читайте также:  Динамика цен на электронику

Процедура слияния: Создание или выбор существующего источника данных . Создание основного документа. Вставка полей слияния . Вывод стандартного документа. 2

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы 3

Требования к исходной таблице в таблице не должно быть объединенных ячеек, ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии, если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет. на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца. 4

2 этап. Подготовка шаблона документа Word 5

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word 7

Работа Мастера слияния MS Word 8 1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма 2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки

Работа Мастера слияния MS Word 9 3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel , значит отмечаем вариант Использование списка . Затем с помощью кнопки Обзор. выбираем нужный файл в Проводнике

10 После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей

11 Использование фильтрации и сортировки

4 шаг: вставляем нужные поля в документ 12

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации 13

Форматирование значений полей слияния 14 < MERGEFIELD " дата_заказа «@» DD . MM . YYYY ">До редактирования кода Отредактированный код

Форматирование значений полей слияния 15

16 Окончательный вариант шаблона для формирования квитанций :

Источники: Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли // Информатика № 02, 2006, http://inf.1september.ru/article.php? >

Предварительный просмотр:

Методические указания к выполнению практической работы «Инструмент Слияние в MS Word»

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word

В жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки подобных документов для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Процедура слияния состоит из нескольких этапов:

  1. Создание или выбор существующего источника данных . Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
  2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.
  3. Вставка полей слияния . Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
  4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Рассмотрим выполнение этих действий на примере слияние данных MS Excel и MS Word.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

  • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы.
  • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
  • на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца.

В качестве примера рассмотрим таблицу с перечнем заказов на изготовление продукции некоторой рекламной фирмы.

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ-шаблон, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим нам необходимо разослать квитанции всем заказчикам буклетов.

Текст документа будет одинаковым за исключением сведений об организации заказчика, типа рекламы, количество заказов, стоимости одного заказа и общей суммы, и даты заказа. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Читайте также:  Как активировать офис установленный на ноутбуке

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех квитанций (писем) текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется активировать опцию Выделить поля слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки . Если эта опция включена, то поля слияния будут отображаются в документе-шаблоне на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл документа-шаблона MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word 2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки.

В версиях до Word 2007 следует выполнить команду меню Сервис  Письма и рассылки  Слияние. Кроме того, для более удобной работы в версиях до Word 2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка . Затем с помощью кнопки Обзор. выбираем нужный файл в Проводнике

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК.

При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд.

Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков.

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Тип рекламы по значению «Буклет».

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова " Заказчик ". Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы.

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. Выбираем поле Заказчик , нажимаем Вставить  Закрыть , то же самое для поля Тип рекламы . Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда , то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор в соответствующие позиции квитанции-шаблона, снова нажимаем ссылку Другие элементы. выбираем необходимое поле в окне Вставка поля слияния нажимаем Вставить  Закрыть . Аналогично вставляем оставшиеся поля. Вставить поля слияния можно также воспользовавшись опцией Вставить поле слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки .

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 4.

Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям:

Значения стоимости отображаются без наминала денежных единиц. В дате — сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными и целыми числами, денежным форматом и т.д. Вывод: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с датой заказа, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей .

Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Добавим после кода поля формат даты, получим: , вызовем контекстное меню и выберем Обновить поле .

Для добавления текста после значений полей Суммы и Стоимости одного заказа кликнем по ним правой кнопкой мыши и выберем команду Изменить поле… В появившемся окне диалога Поле отметим флажок опции Текст для вставки после и справа в текстовой области введем нужный текст.

И получаем окончательный вариант шаблона для формирования квитанций:

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем. и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать.

Задания для самостоятельного выполнения.

Сформировать основную и вспомогательную таблицы. Использовать для вычислений данные вспомогательной таблицы.

При вычислении оклада использовать значение ставки МРОТ (1 100р.).

Оцените статью
Adblock detector