История российского рынка систем электронного документооборота

На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE.

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей — система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002—2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры…

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2−3 года.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем — сказался дефолт со всеми его последствиями.

Читайте также:  Защелкал жесткий диск что делать

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России — цены на нефть и санкции — быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2−3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.

На вопросы отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM.

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей — система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002—2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры. Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

Читайте также:  Доказательство существования предела по коши

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2−3 года.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем — сказался дефолт со всеми его последствиями.

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России — цены на нефть и санкции — быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2−3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.

Константин Истомин, Андрей Колесов

Читайте также:

Александр Бойко, B2B-Center: Форс-мажор

Александр Алексеевич Бойко, председатель совета директоров компании B2B-Center, рассказывает о факторах устойчивости ИТ-компании к различным проблемам, возникающим на рынке.

Российский рынок электронного документооборота (ЭДО)активно развивается последние 20 лет. За это время пройден огромный путь от простых решений для делопроизводства до масштабных систем организации документооборота на предприятии. Расширяется охват процессов и пользователей, появляются новые задачи. На базе систем электронного документооборота создаются единые информационные системы целых компаний и даже регионов.

Читайте также:  Кабель для модульного блока питания 8 pin

В сегменте крупного бизнеса уже все без исключения имеют опыт внедрения и работы в системах управления документооборотом и бизнес-процессами, хотя потенциал еще далеко не исчерпан. Аналогичная ситуация характерна и для государственного сектора.

Среди первых на полностью электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы — еще в 2011 году государственная структура отказалась от бумажных документов. Ежедневно пользователи системы создают до 50 000 документов. В результате электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги каждый день, что равнозначно 40 млн. рублей в год2.

Электронный документооборот: специфика по отраслям

Каждая отрасль обладает собственной спецификой, поэтому и проекты имеют свои особенности. Многие вендоры, в том числе DIRECTUM, готовят комплексные предложения по организации ЭДО на предприятии, основываясь на собственном опыте.

Компании нефтегазовой отрасли отличаются масштабами, они уделяют особое внимание нескольким направлениям:

  • Документационное обеспечение управления
  • Управление проектно-сметной документацией
  • Поддержка линейного менеджмента
  • Организация взаимодействия удаленных подразделений

Предприятия промышленного комплекса серьезно подходят к теме информационной безопасности. Необходимо обеспечить:

  • Безопасное хранение проектной и конструкторской документации
  • Управлять портфелями инвестиционных проектов
  • Своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств

Органы государственной власти проявляют повышенный интерес трем аспектам:

  • межведомственное взаимодействие и работа с обращениями
  • государственные услуги в электронном виде
  • решение ведомственных задач

Для финансовых организаций актуальны задачи:

  • взаимодействие фронт- и бэкофисов
  • организация архива клиентских досье
  • обеспечение единого центра обслуживания
  • быстрая обработка входящих запросов и документов

В вопросах продаж первостепенное внимание уделяется направлениям:

  • управление взаимодействием с клиентами
  • выстраивание системы менеджмента качества
  • межкорпоративное взаимодействие

В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов:

  • управление проектной деятельностью
  • организация единого архива электронных документов;
  • контроль исполнения договорных обязательств

Энергосбытовые и теплоснабжающие компании автоматизируют:

  • Внешний документооборот с физическим и юридическими лицами
  • Управление первичными учетными документами
  • Организация финансового архива

Предприятия агропромышленного комплекса часто имеют распределенную структуру, им важны процессы:

  • Взаимодействие между филиалами
  • Организация корпоративных мероприятий и совещаний
  • Документационный обмен с контрагентам

Требования к системам электронного документооборота

Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД/ECM претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить:

  • проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ;
  • мощная современная платформа для подключения к электронному документообороту всех подразделений с большим количеством сотрудников;
  • интеллектуальные механизмы для исключения рутины в работе пользователей и повышения качества результатов;
  • юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов.
  • удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения;
  • различные варианты взаимодействия с СЭД/ECM (омниканальность): десктоп- , веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников.

Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации — давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям:

  • наличие универсальных и удобных решений из «коробки»;
  • минимальные затраты на развертывание и обслуживание;
  • мобильные приложения для оперативного подключения к рабочим вопросам в режиме 24/7
  • готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту;
  • возможность адаптации под бизнес-задачи — с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений.

Отвечая на запросы рынка, DIRECTUM постоянно развивает и расширяет линейку своих продуктов, где представлены: мощная ECM-платформа для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также электронный документооборот DirectumRX — система с продуманной эргономикой и широкими возможностями как для крупных, так и для малых компаний.

1 на основе статистики Минкомсвязи в 2018 году