Как в диаграмме показать проценты

В отчетах Службы Reporting Services Reporting Services с разбиением на страницы по умолчанию в условных обозначениях отображаются категории. In Службы Reporting Services Reporting Services paginated reports, by default the legend shows categories. Вы также можете добавить процентные значения в условные обозначения или на сами срезы круговой диаграммы. You may also want percentages in the legend or the pie slices themselves.

Чтобы попробовать сделать это с образцами данных, см. раздел Учебник. Добавление круговой диаграммы к отчету (построитель отчетов), где приводятся инструкции по добавлению процентных значений в срезы круговой диаграммы. The Tutorial: Add a Pie Chart to Your Report (Report Builder) walks you through adding percentages to pie slices, if you'd like to try this with sample data first.

Отображение на круговой диаграмме значений в процентах в качестве меток To display percentage values as labels on a pie chart

Добавьте в отчет круговую диаграмму. Add a pie chart to your report. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление диаграммы в отчет (построитель отчетов и службы SSRS). For more information, see Add a Chart to a Report (Report Builder and SSRS).

В области конструктора щелкните правой кнопкой мыши круговую диаграмму и выберите пункт Отобразить метки данных. On the design surface, right-click on the pie and select Show Data Labels. Метки данных должны появиться в каждом срезе круговой диаграммы. The data labels should appear within each slice on the pie chart.

В области конструктора щелкните правой кнопкой мыши метки и выберите пункт Свойства метки ряда. On the design surface, right-click on the labels and select Series Label Properties. Появится диалоговое окно Свойства метки ряда . The Series Label Properties dialog box appears.

Присвойте параметру Данные метки значение #PERCENT . Type #PERCENT for the Label data option.

(Необязательно) Чтобы указать для метки количество десятичных разрядов, введите значение #PERCENTn>, где n — число десятичных разрядов. (Optional) To specify how many decimal places the label shows, type «#PERCENTn>» where n is the number of decimal places to display. Например, чтобы не отображать десятичные разряды, введите «#PERCENT ». For example, to display no decimal places, type «#PERCENT ».

Отображение в условных обозначениях круговой диаграммы значений в процентах To display percentage values in the legend of a pie chart

В области конструктора щелкните правой кнопкой мыши круговую диаграмму и выберите пункт Свойства ряда. On the design surface, right-click on the pie chart and select Series Properties. Откроется диалоговое окно Свойства ряда . The Series Properties dialog box displays.

На вкладке Условные обозначениядля свойства Пользовательский текст условных обозначений введите значение #PERCENT . In Legend, type #PERCENT for the Custom legend text property.

Предположим, пользователь располагает данными в абсолютных величинах. Ему нужно отобразить информацию на диаграмме. Для лучшей наглядности показать необходимо относительные значения данных. Например, сколько процентов плана выполнено, сколько товара реализовано, какая часть учеников справилась с заданием, какой процент работников имеют высшее образование и т.д.

Выполнить это не так сложно. Но если не хватает навыков работы в программе Excel, могут возникнуть некоторые затруднения. Рассмотрим подробно, как сделать процентную диаграмму в Excel.

Круговая процентная диаграмма

Построим круговую диаграмму процентного распределения. Для примера возьмем официальную налоговую аналитику «Поступления по типам налогов в консолидированный бюджет Российской Федерации за 2015 год» (информация с сайта ФНС):

Выделим всю таблицу, включая наименования столбцов. На вкладке «Вставка» в группе «Диаграммы» выбираем простую круговую.

Сразу после нажатия по ярлычку выбранного типа на листе появляется диаграмма вида:

Отдельный сегмент круга — доля каждого налога в общей сумме поступлений в консолидированный бюджет в 2015 году.

Теперь покажем на диаграмме процентное соотношение видов налогов. Щелкнем по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся диалоговом окне выберем задачу «Добавить подписи данных».

На частях круга появятся значения из второго столбца таблицы:

Еще раз жмем правой кнопкой мыши по диаграмме и выбираем пункт «Формат подписей данных»:

В открывшемся меню в подгруппе «Параметры подписи» нужно снять галочку напротив «Включить в подписи значения» и поставить ее напротив «Включить в подписи доли».

В подгруппе «Число» меняем общий формат на процентный. Убираем десятичные знаки, устанавливаем код формата «0%».

Читайте также:  Зачем нужен мастер подстановок в access

Если нужно отобразить проценты с одним знаком после запятой, в поле «Код формата» ставим «0,0%». С двумя знаками после запятой — «0,00%». И так далее.

Стандартные настройки позволяют изменить место подписей на диаграмме. Возможные варианты:

  • «В центре» — подписи отобразятся по центру сегментов;
  • «У вершины, внутри» — подписи отобразятся с внутренней стороны окружности;
  • «У вершины, снаружи» — подписи покажутся с внешней стороны круга, при выборе параметра сама диаграмма будет несколько меньше, но при наличии мелких данных читаемость улучшается;
  • «По ширине» — параметр позволяет Excel установить подписи наиболее оптимально.

Чтобы изменить направление подписей, в подгруппе «Выравнивание» можно воспользоваться инструментом «Направление текста». Здесь же устанавливается угол наклона.

Выберем горизонтальное направление подписей данных и положение «По ширине».

Круговая диаграмма с процентами готова. На диаграмме показано процентное распределение поступлений от налогообложения.

Столбчатая гистограмма

Добавим в таблицу вспомогательные столбцы: 1 — с процентами (процентный вклад каждого вида налога в общее количество); 2 — 100%.

Щелкаем по любой ячейке таблицы. Переходим на вкладку «Вставка». В группе «Диаграммы» выбираем «Нормированную гистограмму с накоплением».

Автоматически созданная диаграмма не решает поставленной задачи. Поэтому на вкладке «Конструктор» в группе «Данные» переходим к пункту «Выбрать данные».

С помощью стрелочки изменяем порядок рядов так, чтобы проценты были внизу. Ряд, показывающий абсолютные значения, удаляем. В «Категориях» убираем ячейку «Вид налога». Заголовок не должен быть подписью горизонтальной оси.

Выделяем любой столбец созданной диаграммы. Переходим на вкладку «Макет». В группе «Текущий фрагмент» нажимаем пункт «Формат выделенного фрагмента».

В открывшемся меню переходим на вкладку «Параметры ряда». Устанавливаем значение для перекрытия рядов — 100%.

В итоге проделанной работы получаем диаграмму такого вида:

Общее представление о процентном соотношении видов налога в консолидированном бюджете РФ данная диаграмма дает.

В статье рассматриваются простые способы придать диаграммам более презентабельный вид. По крайней мере, вы узнаете как избежать распространённых ошибок при их оформлении.

В данной статье не разъясняются базовые действия по созданию диаграмм. Если требуются примеры, ищите их на сайте Майкрософт или в справке Excel.

1. Удаление «шумов» с фона графики

Когда вы представляете данные, очень важно, говоря техническим языком, «уменьшить шум и выделить несущий сигнал». Начнем с негативного отношения к сеткам в таблицах. Даже в прекрасных презентациях, где поначалу на них не обращаешь внимания, со временем они начинают раздражать. И это основная проблема шума: он отвлекает от действительно важного.

От сетки на графике избавиться элементарно. Если необходимо применить формат к чему-либо в Excel (на диаграмме или в таблице), то просто выделите это и нажмите кнопки Ctrl+1 (для Mac: Command+1) — откроется диалоговое окно форматирования выбранных объектов.

В нашем случае щёлкаете одну из линий сетки на диаграмме (любую, но верхняя выделит всю область графика) и открываете диалоговое окно форматирования. Дальше выбираемЦвет линии > Нет линий (для Mac: Линия > Сплошная > Цвет: Без линии ).

2. Переместите легенду

По неизвестной причине Excel по умолчанию размещает легенду справа от графика (легенда — пояснительная информация к графику). В большинстве случаев это жутко неудобно. Предпочтительно размещать легенду над или под графиком. Чаще её логичнее оставить сверху, но если информации много или это круговая диаграмма, то опускаем легенду вниз.

Для этого вызываем окошко с настройками форматирования (вы уже должны знать как!) и выбираем нужную позицию в пункте Параметры легенды, у Mac соответственноРазмещение > нужный пункт.

Не снимая выделения с легенды, сразу увеличиваем размер шрифта до 12. Выделять сам текст не надо, достаточно выделенного прямоугольника. Оцените сами, что лучше смотрится…

3. Удалите легенду с единственным рядом

Если на графике отражён только один показатель, нет смысла сохранять легенду, которую Excel вставляет автоматически. Достаточно включить название показателя в заголовок.

4. Добавьте описание в название диаграммы

Распространённая ошибка, встречающаяся на диаграммах маркетологов — отсутствие понятного названия. Пока вы единственный, кто сводит данные вместе, всё, что вы пытаетесь показать, совершенно понятно. Но для остальных это не так очевидно.

Например, для диаграммы приведённой ниже, было бы малоинформативно написать в заголовке только лишь «Показы»:

Чтобы добавить название к выделенному графику выберите Работа с диаграммами > Макет > Название диаграммы > нужный пункт. Для Mac соответственно: Диаграммы > Макет диаграммы > Название диаграммы > нужный пункт. Обычно разумнее выбрать Над диаграммой (Mac: Название над диаграммой).

5. Отсортируйте данные перед созданием диаграмм

Считаем данный пункт достойным особого внимания. Диаграммы, которые создаются из несортированных данных, гораздо труднее читать и интерпретировать.

При показе чего-либо последовательного, такого как количество посещений по дням в течение месяца, или помесячных доходов за год, наиболее логично располагать данные в хронологическом порядке. В отсутствие преобладающего параметра сортировки, принимаем, что данные следует упорядочить по значению.

Взгляните на диаграмму ниже. Согласитесь, что для сортировки доходов по категориям придётся бегать глазами взад вперёд.

Читайте также:  Игры с изменением сюжета

А вот на следующей диаграмме провести сортировку и интерпретацию гораздо легче, так как это уже фактически сделано за вас.

Еще одно преимущество форматирования данных как таблицы перед созданием диаграммы это — возможность сортировки, встроенная в фильтры, добавляемые в заголовок каждого столбца. После сортировки данных, диаграмма обновляется автоматически.

6. Не заставляйте людей наклонять голову

Видели ли вы диаграммы подобные этой?

Работать с такими данными тяжело, и велик риск ошибки. Если имеются длинные подписи, растяните диаграмму так, чтобы метки могли отобразиться горизонтально. А лучше вместо столбчатой диаграммы используйте линейчатую, например, такую:

Совет: Если вы хотите разместить на линейчатой диаграмме наибольшие величины вверху, расположите данные соответствующего столбца (в данном случае столбец Показы) в порядке возрастания.

Такой порядок кажется нелогичным, но если этого не сделать, то в верхней части окажутся наименьшие значения. А люди, разумеется, читают таблицы сверху вниз, поэтому предпочтительно располагать важные данные сверху.

7. Приведите в порядок оси

Диаграмма ниже это — сплошной кошмар. В ней присутствует все «неправильности», которые наиболее заметны в осях графиков.

Перед тем как приступим к действиям с ними, уберём линии сетки и легенду. Потом сосредоточимся на пяти распространённых ошибках, встречающихся на осях диаграмм.

Потеря разделителя групп разрядов

Если в данных присутствуют числа больше чем 999, необходимо включить разделитель групп разрядов. Лучше всего отформатировать данные прямо в таблице. После этого диаграмма обновится автоматически. В противном случае необходимо снять флажокСвязь с источником в окне настроек Формат оси.

Для включения разделителя групп выделите столбец с данными и нажмите кнопку 000 в группе Число. Появится разделитель, и Excel по умолчанию добавит два знака после запятой.

Или же можно открыть диалоговое окно форматирования, нажав стрелочку справа внизу у группы Число.

Загромождённость осей

Вертикальная ось на верхней диаграмме загромождена лишними подписями. Для исправления этого выделите ось и вызовите диалоговое окно. В Параметрах осиустановите переключатель цена основных делений на фиксированный (для Mac_: Формат осей > Масштаб > цена основных делений_). На нижней диаграмме этот параметр изменён с 20 000 на 40 000.

Если нужно более детальное разбиение, подберите шаг любым удобным способом.

Ненужные десятичные знаки

Никогда не включайте десятичные дроби, если все числа — целые (иными словами отсутствуют дробные части). Наиболее часто такое можно увидеть при использовании формата _Денежный, _где встречаются подобные подписи: $20 000.00, $30 000.00, и т.д. Это совершенно бесполезно и только мешает.

Десятичные дроби вместо процентов

Если на оси показаны проценты, форматируйте данные как проценты, не выводите их десятичными дробями. Чем меньше времени придётся тратить на интерпретацию данных, тем более привлекательной будет графика. И даже с процентами не забывайте убрать ненужные дроби. Иначе говоря, не делайте так: 10,00%, 20,00%… Преобразуйте к такому виду: 10%, 20%…

Жуткое форматирование ноля

Последнее неудобство — вывод дефиса вместо 0 в начале вертикальной оси. Это очень распространено. В Интернете можно найти, как работать с пользовательским числовым форматом. Там рассматриваются некоторые любопытные настройки, например, возможность добавлять текст к форматированию с сохранением числовых значений ячейки.

В данном случае нам достаточно изменить формат для 0. Для этого выделяем столбец, из которого берутся данные, потом вызываем диалоговое окно и на вкладке Число, в пункте(все форматы) находим строку «своего», в ней заменяем дефис на 0.

В качестве финального штриха изменяем название диаграммы, смотрим на окончательный результат:

8. Попробуйте разные Темы

Excel предоставляет внушительный выбор по форматированию диаграмм. Но большинство пользователей никогда не уходят от Темы по умолчанию.

В версии 2010 для PC предоставлено 53 темы, и 57 представлено в версии 2011 для Mac. В каждой теме свои настройки стилей диаграмм — по 48 вариантов. Итого 2 544 сочетания в 2010 и 2 736 в 2011. (Это просто праздник какой-то!)

Чтобы переключить тему отправляемся Разметка страницы > Темы > Темы (для Mac:Главная > Темы) и выбираем нужное из выпадающего списка.

Некоторые из тем немного странноватые, подобно маковской Ареал, придающей текстуру графику.

Вы должны попробовать различные темы, чтобы выбрать наиболее подходящую.

9. Создание диаграмм для компаний

Вас не ограничивают исключительно «родными» 2 500+ вариантами Excel. Если желаете чтобы данные на графиках «соответствовали» фирме, вам нужно создать диаграмму в фирменных же цветах и сохранить её как шаблон.

Представим, что мы занимаемся подготовкой маркетинговых материалов для компании «Детский мир», не подумайте, что это реклама. И нам понадобилось для презентации создать круговую диаграмму в цветах бренда. Excel 2010 (PC) позволяет использовать цветовые пространства RGB или HSL, а вот Excel 2011 (Mac) предоставляет RGB, CMYK, или HSB. (Для получения необходимых значений для них можно применить разные методы. Автор использовал для подбора цвета на логотипе вышеупомянутой компании инструментом _Пипетка _из дополнения **Web Developer Toolbar, **затем конвертировал шестнадцатеричное значение в RGB).

Читайте также:  Дополнение кровь и вино для ведьмака 3

После того как мы получили необходимые числа для цветов, можно приступить к визуализации наших данных.

На следующем этапе выбираем отдельные сектора, щёлкнув сначала на всём круге, а потом на очередном секторе. Меняем цвета через Главная > Шрифт >Цвет заливки(кнопочка с ведёрком краски) или через диалоговое окно.

Надеемся, к этому моменту у вас есть значения для RGB. Жмём на вышеупомянутое ведёрко, в выпадающем меню выбираем Другие цвета > Спектр > Цветовая модель: RGB(для Mac: Дополнительные цвета > Цветовые бегунки > Модель RGB). Повторяем для каждого сектора.

На выходе получаем нечто подобное:

PC:

Чтобы сохранить данную диаграмму как шаблон, выделяем её и идём Работа с диаграммами > Конструктор > Тип > Сохранить как шаблон.

Для создания диаграммы на основе шаблона ставим маркер активной ячейки внутри подготовленных данных (или выделяем интересующую часть), выбираем Вставка > Диаграммы > Другие > Все типы диаграмм > Шаблоны (для Mac: Диаграммы > Вставить диаграмму > Другие > Шаблоны), жмём на нужный шаблон.

Mac:

Для Mac: ПКМ в любом месте диаграммы, выбираем Сохранить как шаблон. Диаграмма сохранится как .crtx файл в папке шаблонов диаграмм.

10. Сделайте название диаграммы динамическим

Знаете ли вы, что можно сделать название диаграммы обновляющимся, связав его с ячейкой на листе книги? Да, немного похоже на хакерство, но это классный вариант, позволяющий выглядеть в глазах босса/клиента/мамы, практически, гением.

Динамический заголовок лучше всего подходит для регулярно обновляемых данных. Например, для ежедневно добавляемых чисел, которые могут вводиться вручную, или подтягиваться в Excel из базы данных.

Продемонстрируем это на ежедневно обновляемом отчёте по доходу от контекстной рекламы. Шаги, которые необходимо проделать:

Шаг 1:

Убедитесь, что данные в ячейках имеют нужный формат, и также отформатированы как таблица, коя является Excel версией простой базы данных. Причина, по которой следует форматировать данные в таблицу — автоматическое обновление диаграммы при добавлении новых строк или столбцов в первую.

Кроме того, таблица автоматически расширяется на новые данные, если их ввести непосредственно справа от неё, или же сразу под ней.

Шаг 2:

В ячейку, расположенную сразу под 31-ой строкой данных (в расчёте на полный месяц) введём формулу СУММ, в которой укажем весь диапазон суммируемых строк, неважно, что некоторые ячейки — пустые.

Шаг 3:

Если бы мы хотели использовать оба столбца для рядов данных, достаточно было бы щёлкнуть внутри таблицы и применить Вставка > Диаграммы > Гистограмма (для Mac:Диаграммы > Гистограмма).

Но нам надо отобрать только столбец «Доход» с заголовком. Это из-за того, чтобы не включать столбец «Дни» в качестве ряда данных. Выберите стиль диаграммы среди представленных: Работа с диаграммами > Конструктор > Стили диаграмм (для Mac:Диаграммы > Стили диаграмм).

Шаг 4:

Добавьте название, указывающее на промежуточность суммы. Для примера выбрано такое: «Доход от контекстной рекламы за октябрь 2016: ». За подсказками обращайтесь к пункту №4 выше.

Шаг 5:

Поскольку по умолчанию заливка области диаграммы белая, и цвет листа обычно тоже белый (который рекомендется оставить), мы собираемся по-тихому убрать заливку.

Выделяем диаграмму и жмём Ctrl+1/Command+1, далее переключаем Заливка: Нет заливки (для Mac: Заливка > Сплошная > Цвет: Нет заливки). Чтобы трюк сработал как надо — отключите отображение сетки листа, впрочем, это надо делать в любом случае. /Автор намекает на свои личные предпочтения, прим. пер./ Вид > Показать (Mac: Макет > Вид).

Шаг 6:

Выделите ячейку над диаграммой, справа от названия диаграммы. Введите туда ссылку на ячейку с итогом. Для этого вставьте первым знак равенства и затем наберите адрес ячейки С35. Последний можно ввести вручную, или просто щелкнуть в нужном месте. Во время ввода формулы Excel выделит адрес ссылки синим цветом. Отформатируйте ячейку так же, как и название диаграммы.

Шаг 7:

Теперь нам осталось выровнять строку с названием и нашу ячейку, что может потребовать некоторой «эквилибристики». Напоследок убираем легенду, поскольку в данном случае всего один ряд данных, и вуаля — динамический заголовок готов.

Шаг 8:

Теперь при добавлении новых строк данных диаграмма и её название обновляются динамически. Ловко, да?

Понятно, что диаграммы обеспечивают более лёгкое понимание данных, которое получить непосредственно от таблиц намного труднее. Хорошая новость состоит в том, что применяя различные способы, можно за десять минут придать данным более привлекательный вид имеющий большую практическую ценность. Просто нужно один раз разобраться, как это делается.

Если у вас есть вопросы по Excel или теме статьи, не стесняйтесь обращаться по e-mail: ihavesomethingtosay@needfordata.ru

Текст является адаптированным переводом статьи Annie Cushing (Энни Кашинг), оригинал — 10 Simple Tips To Make Your Excel Charts Sexier. Курсивом выделяются названия пунктов меню для Excel 2010 и Mac 2011.